Важливі аспекти підготовки звітності для партнерів.

За 5,5 місяців служіння фонду «МИ ПОРУЧ», нам випала честь працювати з різними чудовими партнерами як з України так і закордоном. Було отримано та перерозподілено більше ніж 600 тонн гуманітарних вантажів. Особливо цінно, що з переважною більшістю досі продовжується плідне партнерство задля допомоги українському народу.
Найголовніша умова будь-якого партнерства — це довіра. Розуміння цього ми мали у фонді відпочатку, тож намагаємося працювати у парадигмі повної прозорості, а одне з наших робочих гасел: “Звітність будує довіру”.
Процес прийняття, перерозподілу та відвантаження гуманітарної допомоги майже завжди здійснюється в дуже стислий період.
Продовольча криза є реальною проблемою для багатьох містечок та селищ на Заході Україні, де знайшли прихисток тисячі переселенців зі Сходу та Півдня, де вщент зруйнована інфраструктура. Але й там залишається значна кількість населення, яка постійно потребує продуктової допомоги.
Проте, і за таких кризових умов, підготовка звітної документації аж ніяк не є формальною забаганкою наших партнерів, але навпаки — є запорукою для подальшого отримання допомоги.
Більшість волонтерських регіональних хабів та церков, з якими співдобродіє фонд, досить швидко налаштувались на два важливих аспекти роботи:
ефективний розподіл отриманої допомоги підготовка звітів відповідно до вимог партнерів.
Між тим, ми розуміємо, що є й ті партнери, для яких ця сфера є новою і виникає ряд питань. Тож далі вирішили поділитись кількома важливими аспектами надання звітності.
Своєчасність видачі допомоги.
Гуманітарна допомога має видаватись не довше, ніж за 7 днів від моменту отримання допомоги. Якщо роздача допомоги вимагає більше часу виникає питання про її доцільність.
Тут слід наголосити. Складання запасів за рахунок гуманітарних вантажів є неприпустимим і може бути прирівнено до мародерства.
За статистикою, на один запит, який нам вдалося задовільнити, у різний час припадало від 10 до 20 відмов. Тож, якщо бажаєте підготувати запаси, закупіть їх за власний кошт, долучивши для цього благодійників. Якщо ж ваш центр має регулярні потреби у продовольстві чи інших речах, подайте грантову заявку для покриття базових витрат на свою діяльність.
Якісні фото та відео-матеріали.
Відео та фото з розвантаження та роздачі допомоги, подяки — усе слід фільмувати з максимальною якістю, корегуючи світло, ракурс, зернистість
Інколи зйомка здається недоречною чи може викликати дискомфорт серед тих, кому ми допомагаємо. Проте, є багато бажаючих щиро подякувати і навіть поділитись своєю історією. Тож, попіклуйтесь про те, щоб така можливість була. Культивуйте культуру вдячності у своїй громаді.
Якісне заповнення документації.
Акти з видачі допомоги є офіційними документами і мають заповнюватись максимально відповідально. Усі поля мають бути заповненими. Будь-які перекреслювання є неприпустимими. У підсумку акти мають відображати кількість осіб, які отримали допомогу. Також, у звітах обов'язково має бути зазначена відповідальна контактна особа, до якої у разі потреби можна буде звернутись перевіряючій стороні.
І так, усі акти дійсно перевіряються, і дійсно недоброякісне звітування може дуже сильно вплинути на нашу подальшу співпрацю.
Чітке дотримання термінів подання звітності.
Зазвичай, один гуманітарний вантаж, за який необхідно подати звітність партнерам, розподіляється між значною кількістю контрагентів-отримувачів. Отримання наступного “траншу” допомоги в благодійних організаціях неможливий без повного закриття попередньої звітності. Відповідно, якщо один контрагент порушує терміни поданням звітності або робить це неякісно (і потрібен додатковий час на його доопрацювання), він не тільки лишає себе можливості отримати допомогу повторно, але й затримує поставку наступної партії допомоги.
У наш час цінно діяти в парадигмі максимальної відповідальності, з огляду на те, що усі працюють на спільний результат, і робити це з максимальною самовіддачею. Саме так ми залишатимемось відкритими для допомоги партерів з Заходу. І саме так ми встоїмо і обов’язково переможемо.
.
Автор тексту: Катерина Харитончук
Σχόλια